Инструкция деловой переписки на английском
1. Тема письма

Тема письма - первое, что видит человек. Тема очень важна, так как человек смотря на нее принимает решение о том, стоит ли открывать ваше письмо. Используйте ключевые слова, которые кратко суммируют содержание вашего сообщения.

Можете использовать основные шаблоны, такие как:

Important Information/report/request – Важная информация/отчет/запрос

Urgent issue/question/approval – Срочное дело/вопрос/подтверждение

Summary of our meeting – Заключение по нашей встрече

Также можете писать тему вашей работы и добавлять слово update, что означает изменения или обновление:

Account Receivable update – Последние изменения по дебиторской задолженности

Revenue update Последние изменения по выручке

2. Вступление

Начинайте свое письмо со слов:

Dear Bakyt – Дорогой Бакыт

Dear colleagues – Дорогие коллеги

Dear partners – Дорогие партнеры.

Dear HR team – Дорогой отдел кадров

To whom it may concern – Кому это может относиться

Мой совет, всегда важно писать имя, и запомните, что в английском мы пишем с имени, а не с фамилии. И да, при переписке с иностранцами, писать отчество человека не обязательно.

Если получатель неизвестен, то можете употребить фразу "To whom it may concern". Но желательно, всегда указывать имя человека, при необходимости можно позвонить и узнать имя нужного человека у коллег и знакомых.

Можно использовать неофициальные приветствия, например, как "Good morning" – "Доброе утро" или "Hi" -"Привет". Это полностью зависит от того, насколько формальны ваши отношения.

Если это первое письмо, после приветствия человека, я бы советовал писать - Hope you are doing well, что значит надеюсь у вас все хорошо. Мелочь, но приятная. Конечно, если у вас длинная цепь переписок, то писать «Hope you are doing well» не уместно.

3. Напишите спасибо

Если человек ответил на ваше электронное письмо, вы можете поблагодарить его / ее, написав " Thank you for your (prompt) reply ", что переводится как «Спасибо за ваш (быстрый) ответ».

Главное начать электронное письмо на положительной ноте, мне кажется, это может помочь наладить позитивную связь с человеком, с которым вы ведете переписку.

4. Будьте ясны и точны

Согласитесь, у людей нет времени читать все письма. Если вы напишите про цель вашего сообщения, это поможет сэкономить им время и будет высоко оценено.

Поэтому, даже если вам кажется, что очень сложно и тяжело упростить ваше сложное сообщение, все равно постарайтесь четко определить цель в самом начале, написав - "I am contacting you as…" «Я связываюсь с вами как…» или - "I am writing to you in reference to/regarding…" «Я пишу вам со ссылкой на / относительно…».

Это точно поможет читателю быстрей понять суть и цель вашего письма.

5. Сэкономьте чужое время

Чтобы сэкономить драгоценное время каждого, конкретизируйте свои письма. Также, отличной идеей будет разделить текст письма на несколько параграфов, в зависимости от затронутых вами тем.

Я посоветовал бы использовать bullet points или ключевые пункты, которые облегчают чтение.

6. Неофициальная и Формальная переписка

Ваш стиль переписки зависит от того, кому вы пишите письмо. Обычно это происходит естественно и основано на ваших отношениях с собеседником.

Но мы рассмотрим пару примеров:

Неофициальная: Can you …? – Можешь?

Формальная: I was wondering if you could… - Я бы хотел узнать, могли ли бы вы

Неофициальная: Sorry, I can't meet you. I'm busy that day. – Извини, я не могу, сегодня я занят

Формальная: I am afraid I will not be available to make it that day. – Я боюсь, что у меня нет возможности сделать это в этот день.

7. Закрывающее сообщение

Прежде чем закончить своё письмо, поблагодарите получателя еще раз, сказав:

"Thank you for your consideration.- «Спасибо за внимание».

Также по необходимости, можно написать:

"should you have any questions, please do not hesitate contact me" «если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне» или

"I look forward to hearing from you". «Я с нетерпением жду ответа от вас».

Очень важно, не забудьте подобрать фразу в самом конце, перед вашим именем.

– Yours sincerely Искренне ваш (когда вы знаете имя получателя, Формальный вид переписки)

– Best regards, or Kind regards, - С уважением, (Формальный вид переписки)

– Take care, Thank you, or Have a nice day – Берегите себя, Спасибо или Хорошего вам дня (Менее формальный вид переписки)


8. Проверьте ваше письмо на ошибки

Подождите! Не отправляйте сообщение! Очень важно внимательно прочитать письмо, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Проверьте, нет ли каких-либо опечаток, ошибок в грамматике или пунктуации, или неправильного использования слов. Существует очень много сайтов, которые проверяют вашу грамматику и опечатки.

Вы можете попросить кого-то еще вычитать это для вас. И помните, что письмо после отправки не возвращается!

Если вы хотите получить наш полный "Словарь английских терминов" с более 200 терминами. Напишите нам в дайрект нашего инстаграма @bacademy_kz . Стоимость 1,990 тенге.





Made on
Tilda